Apa itu Purchasing? Kenali Proses, Skill dan Perannya di Perusahaan

Apa itu purchasing? Purchasing adalah fungsi dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mendukung operasional bisnis. Tugas purchasing tidak hanya melakukan pembelian, tetapi juga mencari pemasok (supplier), membandingkan harga, melakukan negosiasi, hingga memastikan barang diterima sesuai spesifikasi, jumlah, dan waktu yang telah disepakati.

Peran purchasing sangat penting karena berpengaruh langsung terhadap efisiensi biaya, kelancaran operasional, dan kualitas produk atau layanan perusahaan. Dengan proses pembelian yang terencana dan pengelolaan supplier yang baik, tim purchasing dapat membantu perusahaan menjaga ketersediaan stok, mengendalikan anggaran, serta membangun hubungan kerja sama jangka panjang dengan vendor yang terpercaya.
 

BACA JUGA: Cara Bayar Down Payment ke Supplier China

Perbedaan Purchasing dan Procurement

Meski sering dianggap sama, purchasing dan procurement memiliki cakupan pekerjaan yang berbeda dalam proses pengadaan barang atau jasa. Memahami perbedaannya penting bagi staff purchasing B2B, manager pengadaan, maupun pebisnis retail agar setiap tahapan pembelian berjalan lebih efektif dan sesuai prosedur perusahaan.

1. Ruang Lingkup Pekerjaan

Tugas purchasing berfokus pada proses pembelian, mulai dari membuat pesanan hingga memastikan barang diterima sesuai kebutuhan. Sementara itu, procurement mencakup proses yang lebih luas, seperti perencanaan kebutuhan, pencarian dan evaluasi supplier, negosiasi kontrak, manajemen risiko, hingga evaluasi kinerja pemasok.

2. Tujuan Utama

Purchasing bertujuan memperoleh barang atau jasa dengan harga, jumlah, dan waktu yang sesuai kebutuhan operasional. Procurement lebih menitikberatkan pada strategi pengadaan untuk menciptakan efisiensi biaya dan nilai jangka panjang bagi perusahaan.

3. Tahapan Proses

Purchasing merupakan salah satu bagian dari procurement. Setelah kebutuhan diidentifikasi dan supplier dipilih dalam proses procurement, tim purchasing akan melanjutkan dengan menerbitkan purchase order adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memesan barang kepada supplier.

4. Dokumen yang Digunakan

Jika kamu masih bertanya apa itu PO atau PO artinya apa, PO (Purchase Order) merupakan dokumen resmi yang berisi rincian barang, jumlah, harga, serta syarat pembelian yang dikirim perusahaan kepada supplier sebagai bukti pemesanan. Procurement menggunakan lebih banyak dokumen pendukung, seperti permintaan pembelian (purchase requisition), evaluasi vendor, kontrak kerja sama, hingga purchase order.

5. Fokus Terhadap Supplier

Purchasing lebih berorientasi pada pelaksanaan transaksi pembelian. Sebaliknya, procurement berfokus membangun hubungan strategis dengan supplier agar perusahaan memperoleh kualitas, harga, dan layanan terbaik dalam jangka panjang.

6. Peran dalam Perusahaan

Tim purchasing memastikan kebutuhan operasional terpenuhi melalui proses pembelian yang efisien. Tim procurement bertanggung jawab menyusun strategi pengadaan yang mendukung target bisnis sekaligus mengoptimalkan biaya dan rantai pasok perusahaan.

BACA JUGA: Irrevocable Letter of Credit: Apa Itu dan Fungsinya?

Proses Lengkap dari Purchase Requisition hingga Purchase Order (PO)

Dalam proses pengadaan barang atau jasa, perusahaan umumnya memiliki alur kerja yang terstruktur agar setiap pembelian dapat dikontrol dengan baik. Tahapan ini dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga penerbitan Purchase Order (PO) sebagai dokumen resmi pemesanan kepada supplier. Berikut proses yang umumnya diterapkan di perusahaan.

1. Membuat Purchase Requisition (PR)

Proses diawali dengan pembuatan Purchase Requisition (PR), yaitu dokumen permintaan pembelian yang diajukan oleh divisi atau pengguna barang kepada tim purchasing. PR biasanya berisi jenis barang, spesifikasi, jumlah, alasan pembelian, dan kebutuhan waktu pengadaan.

2. Persetujuan Purchase Requisition

Setelah dibuat, PR akan ditinjau dan disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Tahap ini bertujuan memastikan bahwa kebutuhan pembelian memang diperlukan dan sesuai dengan anggaran perusahaan.

3. Mencari dan Mengevaluasi Supplier

Tim purchasing kemudian mencari supplier yang mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Beberapa aspek yang biasanya dievaluasi meliputi harga, kualitas produk, kapasitas produksi, waktu pengiriman, hingga reputasi supplier.

4. Meminta Penawaran Harga (Quotation)

Supplier yang terpilih akan diminta mengirimkan quotation atau penawaran harga. Tim purchasing membandingkan beberapa penawaran untuk memperoleh kombinasi harga, kualitas, dan layanan yang paling menguntungkan.

5. Melakukan Negosiasi

Jika diperlukan, purchasing akan bernegosiasi mengenai harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, garansi, maupun ketentuan lainnya sebelum pembelian disepakati.

6. Menerbitkan Purchase Order (PO)

Setelah seluruh persyaratan disepakati, perusahaan menerbitkan Purchase Order (PO) kepada supplier. PO berisi detail barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, alamat pengiriman, serta syarat pembayaran, dan menjadi dasar resmi bagi supplier untuk memproses pesanan.

7. Konfirmasi Supplier

Supplier akan meninjau isi Purchase Order dan memberikan konfirmasi apabila seluruh ketentuan telah disetujui. Setelah itu, proses produksi atau pengiriman barang dapat dimulai sesuai jadwal yang telah disepakati.

Skill Wajib Seorang Staff Purchasing Internasional

Seorang staff purchasing internasional tidak hanya bertugas membeli barang dari supplier luar negeri, tetapi juga memastikan seluruh proses pengadaan berjalan efisien, sesuai regulasi, dan menguntungkan perusahaan. 

Oleh karena itu, dibutuhkan kombinasi kemampuan teknis, analitis, dan komunikasi agar dapat mengelola transaksi lintas negara dengan baik. Berikut beberapa skill yang wajib dimiliki.

• Kemampuan negosiasi. Mampu bernegosiasi mengenai harga, syarat pembayaran, minimum order, hingga jadwal pengiriman untuk mendapatkan kesepakatan terbaik dengan supplier.
• Komunikasi dalam bahasa Inggris. Sebagian besar transaksi dengan vendor luar negeri menggunakan bahasa Inggris, baik melalui email, rapat daring, maupun pembahasan kontrak bisnis.
• Memahami proses ekspor dan impor. Pengetahuan mengenai dokumen perdagangan internasional, bea cukai, Incoterms, hingga metode pengiriman sangat membantu memperlancar proses pembelian.
• Analisis biaya dan anggaran. Staff purchasing harus mampu membandingkan harga dari beberapa supplier sekaligus menghitung total biaya, termasuk ongkos kirim, pajak, dan biaya impor lainnya.
• Manajemen supplier. Kemampuan membangun hubungan jangka panjang dengan supplier menjadi nilai tambah untuk memperoleh harga yang kompetitif, kualitas produk yang konsisten, dan layanan yang lebih baik.
• Ketelitian dalam administrasi. Setiap dokumen, seperti Purchase Order (PO), quotation, proforma invoice, commercial invoice, hingga kontrak pembelian harus diperiksa secara cermat untuk meminimalkan kesalahan.
• Kemampuan menggunakan sistem ERP atau software procurement. Penguasaan sistem seperti SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, atau aplikasi procurement lainnya akan mempermudah proses pengadaan dan pelaporan.
• Problem solving dan pengambilan keputusan. Staff purchasing perlu mampu mengambil keputusan dengan cepat ketika menghadapi kendala, seperti keterlambatan pengiriman, perubahan harga, atau keterbatasan stok dari supplier.
• Manajemen waktu. Mengatur jadwal pembelian, proses persetujuan, hingga pengiriman barang sangat penting agar operasional perusahaan tidak terganggu akibat keterlambatan pengadaan.

Bayar PO Invoice dari Supplier Luar Negeri Cepat dan Kurs Kompetitif dengan Flip Globe!

Setelah memahami bahwa purchase order adalah dokumen resmi untuk melakukan pemesanan barang kepada supplier, langkah berikutnya adalah memastikan pembayaran kepada vendor luar negeri dilakukan tepat waktu. Baik kamu masih mencari tahu apa itu PO atau PO artinya apa, pembayaran yang lancar merupakan bagian penting dari tugas purchasing agar hubungan dengan supplier tetap terjaga dan proses pengadaan tidak mengalami keterlambatan. Untuk kamu yang sedang mencari solusi transfer antar negara, kamu bisa gunakan Flip Globe. Pastinya, Flip Globe hadir untuk memudahkan kamu dan sebuah perusahaan dalam melakukan pembayaran ke berbagai negara tanpa repot.

BACA JUGA: DNDF: Cara Kerja dan Manfaatnya dalam Valas

Melalui Flip Globe, staff purchasing B2B, manager pengadaan, hingga pebisnis retail dapat mengelola pembayaran PO invoice kepada supplier luar negeri dengan lebih praktis, cepat, dan aman. Dengan proses transfer internasional yang efisien, tim purchasing dapat lebih fokus pada pengadaan barang dan pengelolaan supplier tanpa perlu khawatir dengan proses pembayaran lintas negara yang rumit.